Privacy Statement Handbal Someren

Dit is de privacyverklaring van Handbal Someren, ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 40237204.

In deze verklaring geven we informatie over de bescherming van persoonsgegevens door Handbal Someren. Bewust of onbewust deelt u persoonsgegevens met ons. Wij vinden het van belang dat zorgvuldig wordt omgegaan met uw persoonsgegevens. In deze verklaring leggen we uit hoe we omgaan met persoonsgegevens en welke rechten u heeft. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval: 
–  Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring; 
–  Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt; 
–  Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens; 
–  Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is; 
–  Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt; 
–  Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren. 

Als Handbal Someren zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover, stel deze dan gerust per e-mail aan de contactpersoon van Handbal Someren. 

Verwerking van persoonsgegevens van verenigingsleden 

Van alle leden leggen we de volgende persoonsgegevens vast.
– Voorletter(s)
– Voornaam
– Achternaam
– Geslacht
– Geboortedatum
– Nationaliteit
– Geboorteland
– Adres (straat, huisnummer, postcode, plaats en land)
– Telefoonnummer(s)
– E-mailadres 
– Bankrekeningnummer 
– Pasfoto 

Bij minderjarige leden (<16 jaar), worden NAW gegevens en contactgegevens (telefoonnummer en e-mailadres) van ouder(s)/voogd vastgelegd.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is de uitvoering van de overeenkomst. 

De persoonsgegevens worden door Handbal Someren verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden: 
– Om te kunnen deelnemen aan het lidmaatschap van Handbal Someren;
– Het meedoen aan activiteiten zoals het spelen van wedstrijden georganiseerd door het NHV ;
– Het incasseren van de contributie; 
– Informatie verstrekking en uitnodigen voor bijeenkomsten. 

Ook leggen wij de datum van lid worden vast evenals handbal-gerelateerde diploma’s, functies en opleidingen. De pasfoto die we van je vragen, is nodig om jezelf te identificeren bij wedstrijden. Deze gegevens staan in Sportlink, het administratiesysteem van o.a. het NHV. Dit is een beveiligde omgeving waartoe alleen bevoegde functionarissen toegang hebben (de ledenadministrateur, de penningmeester, de secretaris, de voorzitter, de activiteitencommissie, de technische commissie en de commissie communicatie en publicatie). Daarnaast heeft het NHV toegang tot de gegevens van spelende leden die nodig zijn voor de competitie. Tevens worden naam, geboortedatum, telefoonnummer en e-mailadres aan de coach en trainer verstrekt, zodat u op de hoogte gehouden kunt worden van trainingen en wedstrijden. 

Bewaren van de persoonsgegevens doen wij niet langer dan noodzakelijk. Na beëindiging van het lidmaatschap worden de gegevens maximaal twee jaar bewaard. Daarna eventueel in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar (fiscale bewaarplicht).

Een beperkt aantal gegevens bewaren we alleen voor relevante zaken als bijvoorbeeld een reünie. Dit doen we zolang als de toestemming niet is ingetrokken. 

Verwerking van persoonsgegevens van Nieuwsbrief abonnees 

Handbal Someren wil graag haar informatie verstrekken in de vorm van nieuwsbrieven. De aanmelding voor de Nieuwsbrief doe je persoonlijk via de website van Handbal Someren. 

Van Nieuwsbrief abonnees worden de volgende persoonsgegevens geregistreerd: 
– Voornaam
– Achternaam
–  E-mailadres

Grondslag voor deze persoonsgegevens is de uitvoering van de overeenkomst. 

Doel is om de persoon van nieuws en informatie te voorzien. 

Deze gegevens blijven bewaard gedurende de periode dat men is aangemeld voor de nieuwsbrief (afmelden via link op nieuwsbrief of website). 

Verwerking van persoonsgegevens van vrijwilligers, kaderleden 

Ook van onze vrijwilligers en kaderleden leggen wij de volgende persoonsgegevens vast. 
– Voorletter(s)
– Voornaam 
– Achternaam  
– Geslacht
– Geboortedatum 
– Nationaliteit
– Geboorteland
– Adres (straat, huisnummer, postcode, plaats en land) 
– Telefoonnummer(s)
– E-mailadres 
– Pasfoto 
– BSN (enkel bij trainersovereenkomst)
– Bankgegevens (enkel bij trainersovereenkomst)

Grondslag voor deze persoonsgegevens is de trainersovereenkomst, vrijwilligersovereenkomst of mondelinge toestemming. 

Deze persoonsgegevens van vrijwilligers en kaderleden worden door Handbal Someren verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en): 
–  Uitvoering geven aan de trainers- of vrijwilligersovereenkomst 
–  Verrichten van afgesproken kaderactiviteiten
–  Bankgegevens t.b.v. uitkeren vergoeding conform trainersovereenkomst
– BSN t.b.v. melding aan de belastingdienst conform trainersovereenkomst

Deze gegevens blijven bewaard gedurende de periode dat men een trainers- of vrijwilligersovereenkomst heeft. Daarna eventueel in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar (fiscale bewaarplicht).

Verwerking van persoonsgegevens van sponsoren

De volgende persoonsgegevens leggen we vast van sponsoren.
–  Voornaam 
–  Achternaam 
–  Adres (straat, huisnummer, postcode, plaats) 
–  Telefoonnummer 
–  E-mailadres 
–  Periode contract 
–  Website 

Grondslag voor deze persoonsgegevens is de sponsorovereenkomst. 

Deze persoonsgegevens worden door Handbal Someren verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en): 
–  Bekendmaking van de naam en/of logo van de sponsor bij communicatie- en presentatiemogelijkheden zoals overeengekomen in de sponsorovereenkomst;
–  Facturatie overeengekomen sponsorbedrag;
–  Informatieverstrekking in de vorm van nieuwsbrieven en/of gerichte contacten.

Deze gegevens blijven bewaard gedurende de periode dat men gezien wordt als sponsor. Daarna eventueel in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar (fiscale bewaarplicht).

Verwerking van persoonsgegevens van anderen (voor zover geen lid van de vereniging) 

De volgende persoonsgegevens leggen we vast van betrokkenen zoals leveranciers of andere geïnteresseerden. 
–  Voornaam 
–  Achternaam 
–  Adres (straat, huisnummer, postcode, plaats) 
–  Telefoonnummer 
–  E-mailadres 
–  Periode contact 
–  Bankgegevens (debiteuren/crediteuren)
– KVK-nummer (debiteuren/crediteuren)
–  Website 

Grondslag voor deze persoonsgegevens is een opdracht, contract, factuur of mondelinge toestemming. 

Deze persoonsgegevens worden door Handbal Someren verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en): 
–  Communicatie over de opdracht en/of uitnodigingen 
–  Verstrekking van vergoedingen 
–  Informatieverstrekking in de vorm van nieuwsbrieven en/of gerichte contacten 

Deze gegevens blijven bewaard gedurende de periode dat men gezien wordt als een leverancier en/of geïnteresseerde voor zover geen lid van de vereniging. 

Verstrekking aan derden 

Zonder uw toestemming verstrekt Handbal Someren uw persoonsgegevens alleen aan derden als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst die Handbal Someren met u heeft, tenzij Handbal Someren wettelijk verplicht is om uw persoonsgegevens te verstrekken aan deze derden. Uw NAW gegevens worden door de penningmeester doorgegeven aan Gemeente Someren i.v.m. subsidie verstrekking.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor: 
–  Het verzorgen van het relatiebeheersysteem Sportlink
–  Het verzorgen van de financiële administratie via Sportlink
–  Het verplicht doorgeven van lidmaatschapsgegevens NHV 

Met deze partijen (verwerkers) maken wij de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. 
1. Een verwerkersovereenkomst met sportlink maakt standaard deel uit van de algemene voorwaarden. (https://support.sportlink.nl/nl/support/solutions/articles/9000110291- standaardvoorwaarden-sportlink-verenigingen) 
2. Een verwerkingsovereenkomst met het NHV is niet nodig omdat zowel de bond als onze vereniging de persoonsgegevens bewerken. Hierdoor zijn zowel de bond als onze vereniging verwerkingsverantwoordelijke, daarom hoeft er geen verwerkingsovereenkomst afgesloten te worden. 

Wij als vereniging verklaren dat wij nooit persoonsgegevens overdragen aan of opslaan bij partijen die gevestigd zijn buiten de EU. 

Beeldmateriaal 

Op onze website en onze Facebook pagina publiceren we regelmatig foto’s of video’s van sportende speelsters of andere verenigings-gerelateerde foto’s en video’s. Een foto van iemand, die herkenbaar op de foto staat, is een persoonsgegeven van die persoon.

Wij vragen toestemming van leden (of van de ouders/ voogd als de leden jonger dan 16 jaar zijn) voor publicatie van deze foto’s en video’s. Dit doen wij middels een toestemmingsformulier. 

Bij geen of gedeeltelijke toestemming (wel gebruik NAW, geen gebruik beeldmateriaal) zal Handbal Someren er alles aan doen om van desbetreffende persoon niets te publiceren. 

Daarnaast kan iemand (wel of geen lid / of een ouder/ voogd van een minderjarig kind) van mening zijn dat een bepaalde foto of video niet gepubliceerd mag worden. Dan kan men dit melden per e- mail (zie onderstaand contact gegevens) we zullen de betreffende foto of video dan terstond verwijderen. 

Foto’s van anderen 
Regelmatig worden er foto’s gemaakt door enthousiaste handbalfotografen en ouders. Deze foto’s komen regelmatig voorbij op eigen facebook pagina’s. Daarop is het privacy beleid van Handbal Someren niet van toepassing. Vind je het niet prettig dat je gefotografeerd wordt, vraag dan aan de betreffende fotograaf om daar rekening mee te houden. 

Ook worden foto’s gemaakt door persfotografen. Ook deze foto’s vallen buiten het privacy beleid van Handbal Someren. 

Facebook pagina 
Hierop worden de meeste nieuwtjes snel bekend bij alle volgers van deze pagina. Je bent vrijwillig vriend van deze pagina. Afhankelijk van jouw persoonlijke Facebook-instellingen is informatie van jouw persoonlijke pagina dus ook zichtbaar voor andere vrienden van deze pagina. 

Voor foto’s die op de Facebook-pagina van Handbal Someren worden gepubliceerd, is de privacyverklaring van Handbal Someren van toepassing. 

HandbalNL app van het NHV 
Door aanmelding bij het Nederlands Handbal Verbond kan gebruik gemaakt worden van de app HandbalNL. Hier kan je alle informatie vinden van alle teams van alle verenigingen en je eigen wedstrijden, uitslagen en standen. 

Bij wedstrijden wordt de app gebruikt voor het wedstrijdformulier. De scheidsrechter kan alle spelers identificeren en zo de speelgerechtigheid controleren. 

In de app kan je zelf het privacy niveau instellen: normaal, beperkt en afgeschermd.
Standaard is de instelling ‘normaal’ of ‘afgeschermd’ indien leeftijd <16 jaar. In alle gevallen zijn je naam en foto rondom een wedstrijd zichtbaar voor de scheidsrechter. 

Beveiliging persoonsgegevens 

Handbal Someren treft passende maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, ongeautoriseerde toegang, publicatie en onrechtmatige verwerking. 

Zo zorgen wij dat:
–  Alleen noodzakelijke personen toegang hebben tot uw gegevens
–  Zij zijn gehouden aan geheimhouding daarvan
–  Toegang tot persoonsgegevens zijn afgeschermd met een gebruikersnaam en wachtwoord
–  Onze veiligheidsmaatregelen regelmatig gecontroleerd worden
–  Wij gebruikmaken van bcc in de aanhef bij mailverkeer

De website van Handbal Someren maakt gebruik van een veilige verbinding (https) waardoor de eventuele uitwisseling van gegevens alleen versleuteld plaatsvindt.

Wij bewaren de papieren documenten op het secretariaat. De aanmeldingen van leden worden door de penningmeester bewaard. 

Wij als Handbal Someren maken geen gebruik van digitale direct markering.
Onze leden zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens. 

Minderjarigen 

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger. 

Rechten omtrent uw gegevens 

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. 

Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken. 

Klachten 

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming. 

Vragen 

Als u naar aanleiding van ons Privacyverklaring nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op.

Wijziging Privacyverklaring 

Handbal Someren past haar privacy verklaring van tijd tot tijd aan om deze up-to-date te houden. Op onze website zal steeds de meest recente versie van onze privacy verklaring worden opgenomen. Wij raden u dan ook aan om de privacy verklaring regelmatig te raadplegen. Bij belangrijke wijzigingen zal Handbal Someren u per e-mail en via de website informeren. 

Contactgegevens 

Handbal Someren
Koolwitje 20
5711NN 
Someren
info@handbalsomeren.nl

Maart 2020